The subject of this research is the accountancy concept of applying cloud technologies (cloud services) that would provide hardware-independent access to the functions of typical accountancy apps. The authors analyze merits and flaws of organizing ‘cloud accountancy’. They also give consideration to the problems of paramount importance faced by both end customers and those companies developing software of the said type. The article presents its author’s view of practicability and prospects of employing accounting automated systems of cloud architecture under present-day conditions with consideration to the Russian economy realia
accountancy, cloud computing, internet service, cloud technologies, accounting software, network access
Бухгалтерский учет является одной из самых жестко регламентированных сфер управленческой деятельности. С одной стороны, он связан с регулярной обработкой больших объемов цифровых данных, а, с другой – предполагает определенную степень свободы специалиста-учетчика при анализе,группировке этих данных и характере их отражения в итоговых отчетных формах.
Проблема, которую пытались и до сих пор пытаются решить разработчики специализированного бухгалтерского программного обеспечения (ПО), заключается в том, каким образом автоматизировать и упростить «механические» (рутинные) операции по вводу, учету и систематизации информации, сохранив при этом дискрецию пользователя в отношении порядка обработки машинными алгоритмами учетных данными – то есть обеспечить возможность управлять процессом фиксации и преобразования оцифрованных данных, корректируя его при необходимости. Дополнительную сложность при решении этой задачи представляет собой постоянное усложнение и изменение нормативно-правовой базы, регулирующей бухгалтерское дело в нашей стране, что требует внесения соответствующих изменений в функционал программ (порядок расчетов, составления отчетных форм и пр.). Кроме того, весьма важную роль играет и квалификация конечного пользователя бухгалтерского ПО, который должен уметь решать рабочие задачи с помощью инструментов, предлагаемых программой, и хорошо разбираться в самой предметной области.
Эти два компонента концепции автоматизации бухгалтерского учета – его базовые принципы и методы, зафиксированные в законодательстве, и эволюционирующие технологии машинной обработки динамических данных – существуют в диалектическом единстве. И даже на нынешнем этапе развития ИТ-технологий методология бухгалтерского учета остается столь же важным аспектом, как и формат его реализации (ведения).
Рост деловой активности, научно-технический прогресс придают дополнительную актуальность вопросу об автоматизации бухгалтерского учета: программные продукты, предназначенные для хозяйственного учета, приобретают более дружественный интерфейс, становятся менее требовательными к наличию тех или иных компетенций пользователя, прирастают всё большим числом функций. Сегодня наличие автоматизированного рабочего места (АРМ) у бухгалтера (штатного или аутсорсера) – обычное явление в компании любого масштаба.
Однако трансформация мировой экономики (неотъемлемой частью которой является и экономика России), характеризующаяся переходом к цифровому формату бизнеса, переносом деловой активности в онлайн-пространство и повышенной турбулентностью (выражающейся в череде кризисов), вызвала к жизни очередной виток технологических новаций: более совершенные системы обработки и мультиформатного преобразования информации, а также широкополосный доступ в интернет с возможностью приема/передачи неограниченного объема данных в реальном режиме времени.
Следствием такого прорыва в области ИТ-решений стало появление облачной технологии или «технологии облачных вычислений», которая к середине 2010-х гг. проникла и в нашу страну. Сегодня это довольно распространенное явление (те же бесплатные почтовые сервисы; офисные приложения, доступные онлайн по подписке; интернет-ресурсы, позволяющие конвертировать данные в нужный формат «на лету» в режиме «загрузка – обработка алгоритмом – сохранение»).
Рисунок 1. Генезис технологий автоматизации бухгалтерского учета.
Упрощенно говоря, «облачность» (или «cloudcomputing») при использовании приложений для ЭВМ подразумевает обеспечение «повсеместного и удобного сетевого доступа по требованию к общему пулу конфигурируемых вычислительных ресурсов» [8, с. 44]. А с технической точки зрения это способ распределенной обработки информации (вычислительные мощности при этом клиенту доступны в качестве онлайн-сервиса)[2].Пионером в этом направлении цифровых услуг считается портал Salesforce.com, предложивший в начале 2000-х гг. онлайн-продукт CRM-назначения (customerrelationshipmanagement). Подробно специфика удаленного взаимодействия с приложениями для хранения и учета пользовательских данныхв видении западных теоретиков изложена у E. Wyslocka[10]и C. Prichici[9].
На сегодняшний день облачный формат предоставления доступа к ПО существует в трех вариациях: Iaas (клиенту предоставляется вычислительная мощность), PAAS (клиенту предоставляется программная среда – операционная система (ОС) или система управления базами данных (СУБД) и т.д., с полным функционалом) и SAAS(softwareasservice – собственно приложение – яркий пример – пакет MicrosoftOffice 365, распространяемый по подписке).
Облачные сервисы бухгалтерского профиля эксплуатируют как разSAAS-модель. Работать с компьютерной программой SAAS-модели можно при наличии доступа в интернет и цифрового устройства, располагающего поддерживаемым данным сервисом интернет-браузером. Плата при этом взимается исключительно за использование программы, а не за ее приобретение, что, безусловно, экономически выгодно еще и потому, что до минимума сокращаются время и затраты на обустройство рабочего места бухгалтера. А если бухгалтер работает в режиме аутсорсинга, то ему достаточно лишь сообщить параметры доступа к облачной базе данных, и он может вести учет удаленно, выступая одним из нескольких пользователей единой информационной учетно-хозяйственной системы компании.
Онлайн-приложения бухгалтерского назначения активно используются за рубежом[7, с. 196]. Особой популярностью на Западе пользуются сервисы SAP, QuickBooks, MicrosoftDynamics и пр., решающие задачи управления финансами, хозяйственного учета и формирования отчетной документации. В России, разумеется, существует своя специфика организации бухгалтерского дела (несмотря на продолжающееся сближение федеральных стандартов бухгалтерского учета со стандартами МСФО), поэтому в нашей стране более востребованы программы – российские резиденты –Эльба, Моё дело, БухСофт, СервисКлауд и др. (см. таблицу).
Ведущие программные продукты на рынке облачных сервисов
бухгалтерского назначения в России и особенности их функционала[1]
Следует отметить, что проблематика, касающаяся автоматизации и облачных технологий ведения бухгалтерского учета, несмотря на относительную новизну этого научного направления, представлена различными взглядами: от одобрительных до крайне критических. Так, способы машинной обработки учетно-хозяйственной информации изложены в публикациях И.А. Коноплевой и И.И. Попова, С.А. Харитонова и М.И. Сидоровой, С.В. Разумникова и ряда других отечественных исследователей.
«Облачный» формат бухгалтерского учета в общем случае предполагает хранение и обработку учетной информации, а также администрирование базы данных, содержащей эту информацию, на удаленном сервере – что означает виртуализацию АРМ бухгалтера.
На первый взгляд, такой подход к ведению бухгалтерского учета сулит немалые преференции, в первую очередь для представителей сферы малого бизнеса (СМП, микропредприятий, индивидуальных предпринимателей), для которых критичны любые дополнительные расходы (введение в штат должности бухгалтера, приобретение и поддержка полнофункциональной программного продукта для ведения комплексного хозяйственного учета, а также соответствующего аппаратного обеспечения).
И действительно, современные бухгалтерские приложения, доступные онлайн, неплохо автоматизируют типовые операции, содержат шаблоны отчетных форм (нередко обновляемые с учетом изменения законодательной базы), облегчают взаимодействие с некоторыми контрольно-надзорными структурами – имеется в виду автозаполнение и составление отчетности для фискальных органов и, в том числе, некоторые кадровые документы.
Но есть в облачной технологии и ряд уязвимостей, которые нельзя не учитывать при оценке целесообразности использования онлайн-бухгалтерии (см. рис. 2).
Рисунок 2. Уязвимости облачных сервисов бухгалтерского учета.
Данная схема наглядно иллюстрирует тот факт, что причина потенциальных проблем, которые не стоит сбрасывать со счетов при использовании интернет-бухгалтерии, состоит в соотношении той меры ответственности, которую несет разработчик (поставщик, провайдер) SAAS-продукта и его конечный пользователь.
Несомненным преимуществом облачного сервиса, как мы указывали выше, является его способность освободить бухгалтера от второстепенных функций, передав их реализацию программируемым алгоритмам, но в этом случае поставщик ПО будет обязан обеспечить корректность исполнения этих функций, приняв на себя всю меру ответственности за возможное искажение информации или правовые последствия ее неверной (несвоевременной) обработки. Иными словами, за безопасность данных, загруженных в облако клиентом, и обеспечение работоспособности облачной инфраструктуры фактически отвечает провайдер, а пользователь лишь оперирует информацией, содержащейся в базе данных, и правами доступа к ней.
Не стоит забывать: компьютерная программа, ориентированная наведение бухгалтерского учета,– весьма сложный комплекс подпрограмм: в структуре программного кода реализованы математические модели процедур для ведения и фиксации плана счетов, журналов операций и кассовой документации, главной книги, составления баланса, подготовки отчетов, учета банковской документации и пр.).На наш взгляд, функционал современного сервиса облачной бухгалтерии должен включать в себя (и в консольном, и в мобильном вариантах) регистрацию таких типовых операций, как:
а) реализация и приобретение товарно-материальных ценностей, а также формирование соответствующей сопроводительной документации (счетов-фактур, УПД, товарных накладных, актов выполненных работ (оказанных услуг);
б) движение товарно-материальных ценностей и основных средств;
в) учет заработной платы, расчет обязательных платежей, отслеживание сроков платежей в бюджет;
г) подготовка и отправка в банк платежных документов;
д) составление базовой кадровой документации (типовые приказы на прием/увольнение сотрудников, трудовые договоры, формы СЗВ-ТД, П-4 и пр.);
е) учет движения и основных средств;
ж) взаимодействие с программной средой банка путем загрузки/выгрузки данных в специальных форматах;
з) автоматическое заполнение и верификация реквизитов контрагентов.
Но в случае с облачной реализацией ведения бухгалтерского учета недостаточно только лишь корректно организовать и соподчинить расчетные модули, загрузить нужные шаблоны документов – надо также сделать саму программу удобной и понятной в пользовании (в том числе для пользователей, не обладающих глубокими познаниями в сфере учета), обеспечить квалифицированную техническую поддержку и регулярное обновление. К тому же, как бы не декларировалась кроссплатформенность интернет-бухгалтерий, – всё же некоторые минимальные требования к устройствам, с которых пользователь обращается к своей виртуальной базе данных, как и к качеству базовой программной среды на этом устройстве (версии ОС и браузера, наличию определенных драйверов) наличествуют.
Согласно принятой в среде разработчиков неофициальной классификации, облачные бухгалтерские сервисы в отечественном сегменте интернета можно разделить на:
– независимые (они позволяют вести несложный учет и готовить ограниченный набор типовых форм отчетности) – это приложения для подготовки деклараций, расчета обязательных платежей, налоговые календари, планеры;
– программы-клиенты (как правило, это приложение, позволяющие реализовать ограниченный набор функций с возможностью обращения к облачному хранилищу с расширенным функционалом, доступным по подписке, за абонентскую плату) – это системы электронного документооборота, программы типа «банк-клиент», фискальные программы-операторы.
Рассматривая целесообразность использования именно облачной бухгалтерии, нужно тщательно взвешивать все аргументы за и против такого решения. Публикации в российской научной периодике по большей части довольно оптимистично подходят к оценке перспектив подобных цифровых продуктов, указывая на то, что пользователь облачной бухгалтерии может «не заботиться об установке, настройке, администрировании и обновлении версий программ» [6, с. 176], что необходимые обновления конфигурации и шаблонов отчетных форм происходят в соответствии «с изменением законодательства» [4, с. 222] и что при обращении различных пользователей к облачной базе данных она остается единой «в режиме реального времени по облачным вычислениям для всех участвующих сторон» [5].
Свод условных преимуществ при реализации удаленного доступа к программе бухгалтерского учета (которые можно в основном отнести к особенностям облачной технологии) на самом деле весьма обширен:
– отсутствие затрат на оборудование АРМ бухгалтера и приобретение специального ПО;
– доступ с мобильного и стационарного устройства к базе данных хозяйственного учета из любой локации (при наличии выхода в интернет и соответствии некоторым минимальным техническим требованиям устройства пользователя);
– выполнение бухгалтерских операций «на лету», включая своевременное формирование и пересылку отчетов в контрольно-надзорные органы;
– своевременная актуализация программной среды при изменении нормативно-правовой базы (реализована в большей части сервисов онлайн-бухгалтерии);
− относительно невысокая стоимость использования программы;
– простота программы в пользовании (дружественный, интуитивно понятный интерфейс);
– ведение всей документации в электронном формате;
− более высокая защищенность данных (разработчики онлайн-сервисов обычно осуществляют регулярное резервное копирование клиентской информации);
– техническая поддержка (нередко организована в круглосуточном режиме и подразумевает взаимодействие с пользователем через электронную почту, встроенный в программу чат, телефонное общение или контакты в популярных мессенджерах; в некоторых службах поддержки есть возможность проконсультироваться с опытным бухгалтером или юристом).
На другой чаше весов сосредоточено немало проблем организационно-технического характера, которые, как это ни странно, также можно отнести к особенностям облачной реализации доступа к бухгалтерским интернет-сервисам.
Так, удаленная настройка такого ПО на ПК-консоли клиента выполняется с использованием специфических приложений (вроде TeamViewer или AnyDesk).
При работе с программой вполне возможны моменты технических сбоев, ошибки (т. н. баги) и «зависания», связанные с превышением нормативного количества обращений к серверу, или DDOS-атакойизвне.
Наиболее значимыми с точки зрения пользователя потенциальными «узкими местами» облачных сервисов бухгалтерского учета мы считаем:
– угрозу утечки данных (по технической причине или в случае взлома);
– непрозрачность ситуации с дальнейшей судьбой базы учетных данных компании при расторжении договора об использовании ПО;
– базовые и бесплатные версии облачных сервисов не свободны от назойливой рекламы дополнительных опций программного продукта;
– одностороннее изменение условия использования программного продукта со стороны провайдеров (такие положения, скажем, имеются в руководствах пользователя сервисов «Контур.Эльба» и «Моё дело»);
– некоторые интернет-бухгалтерии увязывают стоимость пользования программы с численностью авторизованных пользователей клиента или объемом перерабатываемой документации (числом платежных поручений, например);
– иногда недостаточную квалификацию операторов службы технической поддержки (опытные пользователи облачных сервисов бухгалтерского учета хорошо осведомлены об этом обстоятельстве);
– платность важных дополнительных функций основного сервиса;
– встречающуюся несовместимость форматов выгрузки данных с привычными для обработки подобной информации программными средами (вроде традиционного офисного ПО или универсальныхXML-, PDF-формата).
Конечно, всё перечисленное выше можно объяснить несовершенством технологии или накладками в работе устройств, с которых клиенты обращаются к серверу. Но есть и более серьезные обстоятельства, которые ставят под вопрос активное использование облачных технологий в сфере бухгалтерского учета именно в России.
Во-первых, речь идет о трудностях с равномерным обеспечением всей территории страны устойчивым и недорогим доступом в интернет – часть регионов страны испытывают серьезные затруднения в части обеспечения покрытия стабильным интернет-соединением. Дальний Восток и северные территории России обжиты слабо, расстояние между городами и поселками иной раз достигает нескольких сот километров, но ведь и там существует малый и средний бизнес, который нуждается в автоматизации учетных процессов…
Во-вторых, особенностью российской модели регулирования экономики являются специфические требования законодательства к работе с персональными данными. Так, вступление в силу Федерального закона «О персональных данных» (№ 152-ФЗ)поставило перед разработчиками облачных сервисов целый ряд вопросов. Выход был найден в особой аттестации собственника облачного ПО и обязательном размещении его серверных мощностей в юрисдикции РФ.
В-третьих, при всем удобстве перекладывания на машинные алгоритмы рутинных процессов по обработке фактов хозяйственной жизни и составлению отчетности для фискальных органов, согласно действующему законодательству, качество, организация и ведение хозяйственного учета являются зоной ответственности руководителя предприятия, а не провайдера используемого для учета ПО (см. ст.7 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также п. 6 Положения, утв. Приказом Минфина России№ 34н от 29.07.1998).
То есть за недостатки, выявленные при ведении учета, в контексте Трудового кодекса претензии будут предъявляться непосредственно специалисту по учету (главному бухгалтеру, кассиру), к нему применяются также меры дисциплинарного воздействия и с него же в судебном порядке может быть истребовано возмещение убытков.
Способом решения этой проблемы может стать страхование профессиональной ответственности пользователя облачного ПО, но это, очевидно, приведет к дополнительным издержкам (кроме того, не каждому предпринимателю страховая компания пойдет навстречу в этом вопросе: малый бизнес – всё же довольно рискованный вид деятельности, особенно в условиях перманентного кризиса и разгоняющейся инфляции).
Строго говоря, накладки и ошибки нередко случаются в работе любых облачных сервисов, и не только предназначенных для бухгалтерского учета. Иногда, правда, в налоговых инстанциях учитывают в качестве уважительного обстоятельства скриншот рабочего окна программы, в котором указана корректная дата отправки платежа или уведомления (если по непонятным причинам оно не было отправлено бухгалтерским онлайн-сервисом в указанную дату), но это «снисхождение»вовсе не является правилом.
Обратиться за компенсацией возможного ущерба к провайдеру облачной бухгалтерской программы, конечно, можно, но порядок урегулирования ситуации иногда оказывается весьма сложным: у одних провайдеров это может быть фиксированная сумма (ограниченная стоимостью годовой подписки или некоторым предустановленным размером – 50–100 тыс. рублей), которая не распространяется на потери косвенного характера или упущенную выгоду.
Безусловно, на перечисленные выше вопросы у разработчиков облачных интернет-сервисов бухгалтерского учета найдутся контраргументы, которые, впрочем, пользователю придется проверять исключительно практикой использования конкретного программного продукта. Пока же можно с большой долей уверенности сказать, что, независимо от проблем в сфере обеспечения информационной безопасности, тенденция всё более глубокого внедрения в управленческие процессы цифровых технологий и интеллектуальных систем машинной обработки информации будет усиливаться.
Облачные сервисы учета хозяйственной деятельности в нашей стране за неполное десятилетие сформировали весьма емкий рынок. Спрос на такие программные продукты растет, что связано с кризисными явлениями в отечественной экономике, заставляющими предпринимателей экономить на различных аспектах своей деятельности (в том числе на штате и лицензионном ПО). С этим фактом придется смириться и приверженцам традиционных форм бухгалтерского учета.
Однако, роль бухгалтера пока остается весьма значимой – при использовании интернет-бухгалтерии во главу угла будет поставлен анализ возможных рисков использования такого инструмента ведения хозяйственного учета. В частности, выбирая тот или иной онлайн-сервис пользователю будет важно провести своеобразный организационно-технический аудит, изучить сильные и слабые стороны программного продукта, проанализировать функционал и правовую сторону взаимодействия с разработчиком (провайдером) облачного бухгалтерского ресурса. К примеру, стоит прояснить такие аспекты, как: минимальные технические требования для доступа к функционалу ПО; номенклатуру услуг техподдержки, которая может быть предоставлена по требованию, и характер ответственности за сбои в работе ПО; регламент формирования и хранения резервных копий бухгалтерской базы данных клиента; санкции за несвоевременное внесение абонентской платы, а также порядок передачи/утилизации пользовательской информации в случае расторжения договора на использование ПО.
«Облачность» применительно к бухгалтерскому учету не нивелирует, а видоизменяет роль специалиста-учетчика, освобождая его от некоторых, ранее обязательных компетенций (ввода первичных учетных данных, их группировки, контроля составления и отслеживания сроков подачи отчетных форм, учета изменений законодательства в отношении порядка расчета обязательных платежей и пр.), но наделяя его при этом новыми компетенциями – риск-менеджера, эксперта-аналитика, специалиста по информационной безопасности.
По мнению ряда исследователей облачные вычисления повысят статус бухгалтера до уровня бизнес-консультанта, при этом «бухгалтер и финансовый директор могут играть ключевую роль при внедрении облачных технологий управления финансами и системами отчетности, поэтому важно, чтобы они обладали достаточными знаниями в области облачных технологий» [3, с. 206].Остается надеяться, что качество и надежность облачных сервисов бухгалтерского учета при этом будут повышаться теми же темпами, что и уровень квалификации использующих данное программное обеспечение специалистов.
1. Nine accounting services for individual entrepreneurs and small businesses // URL: https://vc.ru/marketing/172683-9-servisov-vedeniya-buhgalterii-dlya-ip-i-malogo-biznesa-obzor?ysclid=lp1kcit0tx521482631 . - Electronic resource (access date: 11/15/2023).
2. Katerinina, S.Yu. Corporate information systems: textbook. - Volgograd: VolgSTU, 2018. - 148 p.
3. Krulikovsky, A.P. Advantages and risks of cloud computing in the field of accounting / A.P. Krulikovsky, O.L. Korolev // Scientific Bulletin: Finance, banks, investments. - 2019. - No. 3. - pp. 204-210.
4. Lebedeva, O.N. Cloud accounting: advantages and disadvantages // Modern socio-economic processes: problems, patterns, prospects: collection of articles. Art. II international scientific-practical conf.: 2 hours / Federal State Budgetary Educational Institution of Higher Education “National Research Mordovian State University named after. N.P. Ogareva." - Penza, 2017. - pp. 221-224.
5. Merinova, D.M. Advantages of cloud accounting over traditional accounting software / D.M. Merinova, V.N. Tsygankova // Modern scientific research and innovation. - 2019. - No. 5 (97). - URL: https://web.snauka.ru/issues/2019/05/89414 (access date: 11/14/2023).
6. Nuvarova, I.I. Application of cloud technologies in accounting // Scientific discussion of modern youth: economics and law: collection of articles. Art. international scientific-practical conf. / Financial University under the Government of the Russian Federation. - Penza, 2016. - pp. 175-177.
7. Unshchikova, R.T. Cloud Internet technologies in innovative accounting / R.T. Unshchikova, A.A. Ippolitova // Bulletin of KemSU. - 2013. - No. 4(56), T. 2. - P. 194-197.
8. Fedorov, O.I. Application of cloud technologies in the process of teaching accounting // Education and problems of social development. - 2016. - No. 1 (1). - P. 44.
9. Prichici C. Cloud accounting - a new paradigm of accounting policies / Cristina Prichici, BogdanЄ. Ionescu // SEA - Practical Application of Science. - 2015. - Volume III. Issue 1 (7). - P. 489-496.
10. Wyslocka E. Accounting in the Cloud Computing / E. Wyslocka, D. Jelonek // The Online Journal of Science and Technology. - 2015 (October). - Volume 5. Issue 4. - P. 1-11.
