студент с 01.01.2018 по настоящее время
Россия
сотрудник с 01.01.2004 по настоящее время
Ростов-на-Дону, Ростовская область, Россия
студент с 01.01.2018 по настоящее время
Ростов-на-Дону, Ростовская область, Россия
ВАК 08.00.13 Математические и инструментальные методы экономики
УДК 33 Экономика. Экономические науки
ГРНТИ 06.35 Учетно-экономические науки
ГРНТИ 06.52 Экономическое развитие и рост. Прогнозир-ние и планирование экономики. Экономич. циклы и кризисы
ОКСО 38.07.02 Экономическая бехопасность
ББК 6529 Экономика предприятия (фирмы)
BISAC BUS068000 Development / Economic Development
BISAC BUS069010 Economics / Comparative
Данная статья описывает современные тенденции по применению систем электронного документооборота (СЭД) в бизнесе, заключающегося в изучении новых программных обеспечений, их плюсов и минусов для успешного ведения дела. Также с учетом разнообразия СЭД, приводятся рекомендации по самым востребованным из них, анализ их преимуществ. Учитывая, востребованность СЭД в современном бизнесе, очень часто приходится сталкиваться с различного рода неудобствами их использования. Особенно это относится к компаниям, у которых индивидуальный подход к ведению дел. В связи с этим в статье приводится диагностика рисков по их применению на основе электронного рейтинга и комментариев. Составлен вывод о дальнейшем развитии таких систем и их расширении функционала. На данный момент огромное количество компаний переходят на электронный формат, потому и есть перспективы у СЭД.
электронный документооборот, бизнес процессы, риски СЭД, преимущества СЭД, сравнительный анализ СЭД
- Введение
Бизнес в современном мире является тенденцией и очень распространен, поэтому большинство людей стремятся к нему. Однако, как показывает практика, недостаточно лишь желания для открытия бизнеса. Сейчас, что бы правильно вести дело человеку нужно пройти обучение, изучить законы, связанные с его деятельность, в том числе и ограничения, иметь первоначальный капитал и многое другое. Естественно, что контроль за всеми процессами должен осуществляться профессионально [6].
Раньше предпринимателю приходилось нанимать отдельных специалистов, таких как бухгалтеры, администраторы и др., если он не мог справится сам со сложными задачами.
На сегодняшний день, все эти процессы можно перевести в автоматический режим. СЭД – один из методов упорядочения и централизации документов на предприятии, основанный на электронных носителях в различных программах и системах.
Поскольку данный вид намного проще, то большинство компаний ведут 100% своей документации электронно, из них малую часть отправляют для подписи и подтверждения в бумажном виде.
Действительно, такая методика охватывает огромный объем информации и при этом не теряется, если самостоятельно не ликвидировать из системы.
Поэтому изучение СЭД является актуальным в настоящее время. Их полезность в бизнесе и фирме, упрощении процессов можно считать в тоже время и оспоримыми, поскольку существует множество систем электронного документооборота, у которых есть свои преимущества и риски. Они по разному могут влиять на процессы в компании, ведь у всех своя методика управления.
- Методы исследования
Эмпирическую базу исследования составляют данные из экономических журналов, статей и по представлению информации самих компаний по разработке СЭД. Вся работа основана на анализе рейтинга систем в различных форумах, сравнительном анализе и оценках пользователей. Фактические данные были взяты из опросов пользователей и интернет обсуждениях, где можно было выявить плюсы и минусы разработки.
- Результаты
В настоящий момент, человеку для обучения достаточно пройти онлайн курс, в котором можно много раз пересматривать урок и в конечном итоге все понять, а чтобы открыть свой бизнес нужно всего лишь зарегистрироваться на каком-то определенном сайте, таком как «МОЕ ДЕЛО» или «ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС» [1]. Они помогают быстро запустить процесс, легко оформить первичные документы, свяжут с государственными и налоговыми органами, подскажут какую лучше систему налогообложения выбрать и как предложат бухгалтерские услуги (выбирать не обязательно, в самой системе также можно легко вести отчетность). Такие приложения хороши и продолжают развиваться, они также обладают надежностью и эффективностью сохранения данных. После формирования первичных документов неизбежно и образования новых входящих, внутренних и исходящих, поэтому за ними также необходим контроль. Технологический прогресс и здесь дал свой рывок в развитии. За всеми процессами документооборота сейчас следит программа, к самым известным в настоящее время следует отнести «ДЕЛО», «ТЕЗИС» и «Directum».
В зависимости от количества пользователей/лицензий приведена диаграмма на рисунке 1, показывающая популярность их использования [2].
Рис.1. Частота использования СЭД на период 2017-2019 гг.
Данная статистика объясняется тем, что стоимость электронного выпуска счет-фактуры значительно ниже, чем бумажный, а значит и эффективность выше. Компании не приходится выделять больше дополнительных затрат и открывать дополнительные архивы с расширением кадров. Однако есть и минусы:
- большинство документов, передаваемых в государственные органы, отправляются в бумажном виде;
- еще нет четко разработанной системы регулирования передачи электронных документов
- нет автоматической системы роуминга [3].
Все эти факторы являются тормозящими в процессе освоения электронного документооборота.
В бизнесе также внимательно относятся к этим пунктам. Однако есть некоторые дополнительные преимущества при использовании СЭД в производстве:
1) контроль процесса более доступен и прозрачен.
2) доступ к базе ограничен и возможен только для санкционированных людей.
3) сокращение времени на выполнение рутиной работы [5].
Многие пользователи при выборе СЭД учитывают такие критерии как возможности автоматизации работы, наличие технической поддержки, объем вмещаемой информации, стоимость системы и удобство пользования. Поэтому в ходе исследования был проведен анализ отзывов и показателей ранее приведенных систем электронного документооборота, результаты которого представлены на рисунке 2.
Рис.2. Оценка пользователей СЭД
Показатели были взяты из отзывов более 10 пользователей и экономических блогов. На их основе уже строилась оценка каждой системы по 10-ти балльной шкале.
По этим данным можно сказать, что ни одна система еще не достигла своего идеала. У каждой есть свои недостатки и преимущества. В зависимости от нагрузки и организации применения СЭД по-разному проявляет свои качества. Например, Тезис известная система, у которой хорошие показатели и вместительность информации, но стоимость для многих пользователей оказалась велика. Дело – это программа, которая существует еще с 90-х. У нее много доработок и удобств в использовании, но поскольку сама считается простой в интерфейсе, то не сильно привлекает пользователей.
Большим минусом у всех оказалась стоимость, в том числе и у Directum. Его версия lite считается самой дешевой из всех, но потом после ее приобретения необходимо будет докупать дополнения, из-за чего цена системы окажется больше остальных.
Для бизнеса эти показатели не менее важны для расчета рисков, ведь содержание и использование таких систем входит в затраты фирмы. Нередко бывают случаи, когда из-за сбоя системы теряется клиент или партия товаров, поэтому большинство предпринимателей держат в запасе бумажные носители [4].
4. Обсуждение и заключение
Таким образом, сравнивая разные системы по новизне и показателям, можно снова вернуться к тому, что ни одна не достигла самых высоких результатов. Пока технологии развиваются, велика вероятность, что с высоким спросом в СЭД, их начнут совершенствовать и делать открытыми в использовании. Сейчас организации переходят на электронные носители в основном из-за упрощенного документооборота, но со временем это может стать одной из платформ ведения бизнеса и государственным регулированием документооборота. Ведь СЭД предусматривает не только централизацию и распределение документов, еще и прозрачное ведение дел. Учитывая не малый уровень коррупции в стране можно сказать, что «белого бизнеса» как такового нет. Это происходит по причине того, что не все процессы могут отследить государственные органы, проводя личные проверки и не вся «черная» бухгалтерия выводится наружу. Поэтому электронный формат дает возможность отследить такого рода нарушения, либо вообще их предотвратить.
1. Интернет-бухгалтерия «Моё дело» [Электронный ресурс].- Режим доступа: https://www.moedelo.org
2. Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах [Электронный ресурс].- Режим доступа: https://ecm-journal.ru/
3. Карнилова К.Ю. Достоинства и недостатки применения систем электронного документооборота» [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http://unives.ru/ /stati/article_post/dostoinstva-i-nedostatki-primeneniya-sistem-elektronnogo-dokumentooborota
4. Кулинич М. Н. Риски внедрения системы электронного документооборота и способы их преодоления» / М.Н. Кулинич, М.Г. Комахидзе, А.С. Лукьянова // Вестник ДГТУ. 2014. №4 (79). - Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/riski-vnedreniya-sistemy-elektronnogo-dokumento oborota-i- sposoby-ih-preodoleniya
5. Электронный документооборот: преимущества и недостатки [Электронный ресурс].- Режим доступа: https://www.klerk.ru/buh/articles/ 395047/
6. Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.kp.ru/guide /ielektronnyi-dokumentooborot-na-predprijatii.html
